ecoDMS

ecoMAILZ

• Automatische, gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails
• Plattformunabhängiges E-Mailarchiv
• Automatische Volltexterkennung von E-Mails und lesbaren Anhängen
• Intelligente Suchfunktionen
• Responsive Design: Zugriff via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet
• Addin für Microsoft Office Outlook
• Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv
• Komfortable Funktionen für Backup & Restore
• Modernes Container-Speichersystem
• Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit 24 Monaten Update-Service
• Keine Dokumentenbegrenzung
• Software, Support und Entwicklungen direkt vom Hersteller

WORKS Add-on

• Es handelt sich hierbei um ein praktisches Add-on für ecoDMS.
• Das WORKZ Add-on optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS.
• Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.
• Mit dem Add-on können feste Abläufe in ecoDMS definiert und wiederkehrende
  Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden.
• Ein digitaler Stempel dokumentiert bei Bedarf direkt auf dem Dokument wie die Aufgabe
• beantwortet wurde, von welchem Benutzer dieser Prozess ausgeführt wurde
  und wann die Ausführung erfolgt ist.
• Zusätzlich lassen sich beliebige Dokumente und Dateien automatisiert und damit zeitsparend aus einem Ordner des Dateisystems direkt ins ecoDMS importieren.
  In einem frei konfigurierbaren Intervall importiert das WORKZ Add-on selbstständig
  die vorhandenen Dateien aus den gewünschten Ordnern.
• Auch E-Mails inklusive deren Anhänge können automatisch in einem beliebigen Intervall aus einem vordefinierten Mailpostfach direkt ins Dokumenten-Management-System importiert werden. Typisches Beispiel ist ein Postfach, das für den Rechnungsempfang deklariert ist. Die darin eingehenden Rechnungen werden dann in ecoDMS mit der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „zu bearbeiten“ archiviert. Optional stößt dieses Add-on anschließend automatisch den Prozess zur Rechnungsfreigabe in ecoDMS an.

ecoWorkflow

• ecoWorkflow ist eine innovative Workflow-Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren, zu optimieren und zu überwachen, um die Effizienz zu steigern und die Produktivität zu verbessern. Das offene Workflow-System bietet eine flexible und anpassbare Plattform, die auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden kann.
•  Mit ecoWorkflow können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse grafisch modellieren und die zugehörigen Benutzeroberflächen individuell konfigurieren. Hierfür sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.
•  Die moderne Technologie von ecoWorkflow ermöglicht eine schnelle Installation und eine besonders leichte Konfiguration, der gesamten Workflow-Umgebung. Anwender können sich direkt über den eigenen Internetbrowser einloggen und mit der Arbeit beginnen. Mittels Webclient können die erforderlichen Prozesse angestoßen, Freigaben erteilt oder Aufgaben delegiert werden.
• Wir nehmen Ihre Abläufe unter die Lupe und legen Optimierungspotenziale offen. Gemeinsam mit uns erarbeiten Sie, im Rahmen eines Workshops, effiziente Abläufe innerhalb Ihres Unternehmens.
• Sie möchten Ihre Prozesse selbst modellieren? Kein Problem, wir schulen Sie gerne im Umgang mit dem benutzerfreundlichen Modeler von ecoWorkflow und versetzen Sie in die Lage, Ihre Abläufe eigenständig zu modellieren und zu automatisieren.
• Natürlich bieten wir Ihnen auch an, maßgeschneiderte Prozesse für Ihr Unternehmen zu gestalten und gehen dabei auf Ihre Wünsche ein.

Schnittstelle für Zephir Avenue

• ecoDMS-Anbindung an die ERP-Software ZEPHIR Avenue
• Die Schnittstelle Zephir-DMS zur ERP-Lösung ZEPHIR Avenue bindet ecoDMS als Dokumentenmanagementsystem an die Verkaufs-/Einkaufsprozesse, die Produktionssteuerung, das Personalwesen und die Finanzbuchhaltung als elektronisches Belegarchiv an.
• Mithilfe der ecoDMS-Schnittstelle ist es im ZEPHIR Avenue möglich, Dokumente sämtlicher Typen zu allen Vorgängen zuzuordnen und diese in einem revisionssicheren und rechtskonformen DMS-System abzulegen. Entsprechende Rechte in der Zephir Avenue werden ins DMS repliziert, womit auch dort ein
  Entsprechende Zugangsbeschränkung nach Aufgabengebiet gewährleistet ist.
• Die Ablage der Dokumente erfolgt dabei über die Oberfläche des ERP-Systems, über entsprechende Menüpunkte, entweder per Drag and Drop oder über die integrierte Scanner-Schnittstelle.
• Dabei werden die Dokumente im ecoDMS entsprechend automatisch klassifiziert, die Dokumentenart sowie der Status zugeordnet und in der Ordnerstruktur entsprechend abgelegt. Eine Anpassung der automatischen Parameter ist dabei jederzeit für das Dokument anpassbar.
• Es können auch Editoren für die Vorschau auf spezielle Formate (z. B. CAD) eingebunden werden.
• Verschiedene Funktionen können direkt auf diese zugeordneten Dokumente zugreifen. Wie zum Beispiel beim Versand von Dokumenten kann auf weitere dem Vorgang schon zugeordnete Dokumente zugegriffen werden und diese mit als Anhang versendet werden.
• Bei der Ersteinrichtung der Schnittstelle können bereits verwendete lokale Dokumente mithilfe von ZEPHIR Avenue in das DMS-System übergeben werden, automatisch den Vorgängen zugeordnet und im ecoDMS klassifiziert.
• In Planung ist die automatische Belegerfassung über die in ecoDMS vorhandenen Importmöglichkeiten und den WORKS-Add-on. Dabei geht es um die Übernahme von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Prüfzertifikaten und Fertigungsbelegen.

Support-Details

• Im Rahmen eines erworbenen Pakets steht Ihnen ein Techniker/​Berater der ecoDMS GmbH für den technischen und inhaltlichen Support und/oder für eine Produktberatung zur Verfügung.
• Eine Service-Einheit entspricht 15 Minuten. Für jede angefangene Viertelstunde wird vom erworbenen Paket eine Einheit abgezogen.
• Ein Paket endet automatisch nach vollständigem Verbrauch der erworbenen Einheiten, spätestens jedoch nach Ablauf der 12-monatigen Laufzeit.
• Alle Leistungen erfolgen via E-Mail, Fernwartung & oder kostenloser Hotline. Die kostenfreie Hotline ist gültig aus dem deutschen Festnetz. Für Anrufe aus dem Ausland oder via Mobilfunk wird eine separate Nummer bereitgestellt. Hierfür gilt der jeweilige (Roaming)-Preis des Telefonanbieters.
• Die Paketdetails werden nach dem Kauf zusammen mit den dazugehörigen Kontaktinformationen per Mail verschickt.
• Selbstverständlich werden keine Einheiten von einem Paket abgezogen, wenn es sich um einen Fehler handelt, der nachweislich von der ecoDMS Software ausgeht.
• Wir empfehlen Ihnen, bevor Sie eine Fernwartungssitzung anfordern oder annehmen, alle Anwendungen, welche persönliche oder vertrauliche Informationen enthalten könnten, zu schließen und eine umfassende Datensicherung vorzunehmen.

ecoDMS  Lizenzerweiterung

Hier können Sie eine bestehende ecoDMS Vollversion Lizenz mit zusätzlichen gleichzeitigen Verbindungen zum ecoDMS-​Server erweitern. Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Die gewünschte Menge wird zur bestehenden Lizenz hinzugefügt. Bitte beachten Sie, dass sich eine Erweiterung immer auf die zur Lizenz erworbenen ecoDMS Version bezieht. Eine Lizenznummer der ecoDMS Vollversion ist Voraussetzung für den Erhalt einer Lizenzerweiterung.